Odwołany zarząd a przekazanie dokumentów i dostępów spółki

Zmiana w zarządzie nie może oznaczać utraty kontroli nad dokumentacją, kontami i postępowaniami. Bezpieczny protokół przekazania chroni spółkę i osoby kończące mandat.

Podstawa i zakres obowiązku

W inwentaryzacji należy wymienić umowy, księgi, akta sporów, obowiązki podatkowe, dokumenty pracownicze, nośniki i terminy. Szczególnego znaczenia nabierają postępowania, w których upływ krótkiego terminu może spowodować nieodwracalne skutki dla spółki.

Dokumentowanie i weryfikacja

Dostępu do firmowych systemów nie należy przekazywać przez ujawnienie prywatnych haseł. Prawidłowe przekazanie polega na zmianie administratorów, odtworzeniu praw dostępu z legalnych źródeł, odebraniu zbędnych uprawnień i sporządzeniu audytowalnego protokołu.

Konsekwencje praktyczne

Gdy poprzedni zarząd nie współpracuje, trzeba najpierw wskazać konkretne brakujące dokumenty i osoby dysponujące nimi. Późniejsza analiza odpowiedzialności wymaga odróżnienia szkody, naruszenia obowiązku oraz związku przyczynowego, zamiast ogólnego oskarżenia o brak współpracy.

Przykład z praktyki

Nowy zarząd nie ma dostępu do korespondencji kontraktowej. Spółka sporządza wykaz spraw, zabezpiecza serwer i wzywa do przekazania określonych dokumentów.

Kontrola ryzyka

Ocena powinna przebiegać od ustalenia ustawowego obowiązku przez analizę dokumentów korporacyjnych aż do określenia skutków dla spółki i członków jej organów. Należy zachować dowody komunikacji, daty uchwał oraz potwierdzenia przekazania dokumentów. Sprawa wymaga oddzielenia relacji z kontrahentem od odpowiedzialności wewnętrznej, chyba że konkretny przepis uzasadnia inne następstwa.

Podstawa prawna

K.s.h. – zasady prowadzenia spraw i odpowiedzialności organów; przepisy o rachunkowości. Wskazany tekst k.s.h. należy zestawić z późniejszymi zmianami i dokumentami spółki. Analiza ogólna nie zastępuje oceny konkretnej czynności.