Rażąco niska cena w przetargu na obsługę prawną: art. 224 Pzp i obrona oferty

Niska cena nie jest z definicji ceną niedopuszczalną

W przetargu na usługi prawne konkurencyjna cena nie może być traktowana jak wada tylko dlatego, że różni się od stawki zaoferowanej przez inne kancelarie. Rzeczywisty koszt świadczenia usług zależy od organizacji zespołu, specjalizacji, dostępności adwokatów i radców prawnych, standardów obiegu dokumentów oraz sposobu podziału czynności. Prawnie istotne pytanie brzmi jednak inaczej: czy za zaoferowaną kwotę można wykonać wszystkie obowiązki przewidziane w dokumentach zamówienia, w sposób zgodny z wymaganiami i przepisami?

Jak działa art. 224 Prawa zamówień publicznych

Jeżeli cena oferty, koszt lub ich istotne części składowe wydają się rażąco niskie albo budzą uzasadnione wątpliwości co do możliwości prawidłowego wykonania zamówienia, art. 224 ust. 1 Pzp nakłada na zamawiającego obowiązek wezwania wykonawcy do wyjaśnień, w tym przedstawienia dowodów dotyczących kalkulacji. Jest to procedura wyjaśniająca, a nie sankcja za to, że wykonawca stara się przedstawić ekonomicznie atrakcyjną ofertę.

Art. 224 ust. 2 przewiduje ponadto szczególne zasady w przypadku określonej różnicy procentowej. Osiągnięcie 30-procentowego progu względem ustawowego punktu odniesienia może rodzić obowiązek wezwania do wyjaśnień, z uwzględnieniem przesłanek i wyjątków danego przepisu. Nie stanowi samodzielnej podstawy natychmiastowego odrzucenia. Również mniejsza różnica nie wyłącza kontroli, jeżeli konkretne okoliczności wskazują na zagrożenie prawidłowej realizacji zamówienia.

Wycena obsługi prawnej jest procesem, nie zgadywaniem

Przy ryczałcie miesięcznym należy rozróżnić konsultacje telefoniczne i elektroniczne, przygotowywanie opinii, negocjowanie umów, udział w posiedzeniach, reprezentację procesową, terminy reakcji oraz dyżury w siedzibie zamawiającego. Dokumenty zamówienia mogą obejmować także stałą dostępność, zastępstwo podczas nieobecności i czynności wymagające wyspecjalizowanej wiedzy. Ich koszt trzeba uwzględnić niezależnie od tego, czy świadczenie będzie realizowane codziennie, czy tylko w razie potrzeby.

Jeżeli kancelaria planuje korzystać z istniejącego zespołu i infrastruktury, taka korzyść kosztowa może być wiarygodna. Musi jednak wynikać z konkretów. Oszczędność nie polega na pominięciu kosztów własnych albo przyjęciu, że prace będą wykonywane w czasie wolnym. Ryczałt powinien obejmować racjonalne rezerwy na nieprzewidziane zwiększenie liczby spraw, o ile przewiduje je opis przedmiotu zamówienia.

Kto musi wykazać realność ceny?

Art. 224 ust. 5 Pzp stanowi, że obowiązek wykazania, iż oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny lub kosztu, spoczywa na wykonawcy. Oświadczenie „cena jest możliwa dzięki doświadczeniu zespołu” może wyjaśniać ideę, ale nie zastąpi kalkulacji. Przekonujące wyjaśnienia powinny wskazać przewidywany czas pracy, stawki kosztowe, model przydziału zadań, koszty organizacyjne i udokumentowane usprawnienia. Założenia muszą być zgodne z ofertą i dokumentami zamówienia.

Dowody, które mają znaczenie

W zależności od konstrukcji postępowania mogą to być zestawienia roboczogodzin, opisy dostępnych zasobów, dokumenty dotyczące zatrudnienia lub współpracy, dane historyczne z realizacji podobnych umów, kalkulacje wynagrodzeń, koszty licencji, podróży, ubezpieczeń i zaplecza administracyjnego. Nie ma jednego uniwersalnego załącznika. Dowód powinien potwierdzać ten element wyceny, który jest kwestionowany. Zarazem zastrzeganie tajemnicy przedsiębiorstwa wymaga odrębnego uzasadnienia — nie wolno zakładać, że sam napis „poufne” usuwa materiał spod kontroli proceduralnej.

Specyfika usług kancelarii

Zamówienie na obsługę prawną może wymagać jednocześnie specjalizacji w prawie zamówień publicznych, sporach pracowniczych, postępowaniach sądowych, compliance, prawie administracyjnym i kontraktach gospodarczych. Jednoosobowy model wykonania tak szerokiego zamówienia będzie wymagał odmiennych założeń organizacyjnych niż model zespołowy. Istotne jest więc porównanie obowiązków z dostępnym personelem, nie tylko porównanie ceny z innymi ofertami.

Czego nie robić w odpowiedzi na wezwanie

Typowe błędy to przekazanie jednej tabeli bez metodologii, brak wyjaśnienia kosztu zastępstw, pominięcie dojazdów, powołanie się na automatyzację bez wskazania jej rzeczywistego wpływu na pracochłonność albo przyjęcie niezgodnych z SWZ ograniczeń zakresu obsługi. Wyjaśnienia nie mogą stać się sposobem zmiany oferty po terminie składania ofert. Zamawiający nie ma ogólnego obowiązku nieograniczonego ponawiania wezwania tylko dlatego, że pierwotna odpowiedź była niewystarczająca.

Skutek niewykazania realności

Jeżeli wyjaśnienia lub dowody nie obalają wątpliwości dotyczących realności zaoferowanej kwoty, zamawiający może być zobowiązany do odrzucenia oferty na właściwej podstawie Pzp. W konkretnej sprawie należy badać treść wezwania, otrzymaną odpowiedź, zakres wymaganych świadczeń oraz dokumentację postępowania. Nie wystarczy argument, że konkurent zaoferował cenę znacznie wyższą; nie wystarczy też przeciwne twierdzenie, że „skoro inny podmiot da radę, to cena jest rynkowa”.

Checklista wykonawcy

1. Przepisać wszystkie obowiązki z OPZ i SWZ do modelu kosztowego.
2. Wyodrębnić pracę stałą, incydentalną i pilną.
3. Określić personel, dostępność, zastępstwa i liczbę godzin.
4. Uzasadnić efektywność organizacyjną i każde istotne źródło oszczędności.
5. Dołączyć dowody dostosowane do treści wezwania.
6. Sprawdzić spójność wyjaśnień z ofertą, bez rozszerzania lub redukowania jej treści.

Rozbieżność ceny całkowitej i istotnego składnika

Wezwanie dotyczące całkowitej ceny należy odróżniać od pytania o jej istotną część. Przykładowo zamawiający może oczekiwać wyjaśnienia, dlaczego w ofercie ryczałtowej przyjęto określony koszt pracy specjalistów w sprawach procesowych. Nie oznacza to, że pojedyncza niedoszacowana pozycja musi automatycznie skutkować odrzuceniem całej oferty. Trzeba ocenić, czy wpływa na realną możliwość prawidłowego wykonania zamówienia i czy całościowa kalkulacja pozostaje wiarygodna.

Granice dopuszczalnych wyjaśnień

Wykonawca nie może pod pozorem wyjaśnienia niskiej ceny zastąpić pierwotnego zobowiązania tańszym zakresem świadczenia. Gdy SWZ wymaga określonej liczby godzin pracy prawnika z konkretnym doświadczeniem, nie wystarczy poinformować, że obsługę wykona wyłącznie aplikacja albo osoba bez kwalifikacji. Jeżeli zaplecze technologiczne usprawnia wyszukiwanie i przygotowanie projektów, trzeba pokazać, jakie oszczędności rzeczywiście daje, nie zaniżając czasu koniecznej kontroli prawnej. Oszczędności powinny być zgodne z zasadami wykonywania zawodu i ochroną informacji klienta.

Równie ważne jest zachowanie odpowiedniej kolejności. Najpierw należy odpowiedzieć na konkretne pytania zamawiającego, potem pokazać liczby i dokumenty, a na końcu omówić model organizacyjny. Ogólny opis renomy wykonawcy może stanowić kontekst, ale nie udźwignie ciężaru wykazania realności wyceny. W sporze odwoławczym znaczenie ma przede wszystkim materiał złożony w odpowiedzi na wezwanie i prawidłowość oceny wyjaśnień.

Wniosek

Prawo zamówień publicznych nie zakazuje konkurencyjności cenowej. Wymaga natomiast dowiedzenia, że cena nie jest fikcją gospodarczą. Najsilniejszą obroną oferty na usługi prawne jest rzetelne przełożenie zakresu zamówienia na zasoby, czas i koszt wykonania. WILIŃSKI LEGAL świadczy doradztwo w zagadnieniach prawa gospodarczego, zamówień i kontraktów.

Źródła: komentarz UZP do art. 224 oraz Prawo zamówień publicznych, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 793.