Outsourcing księgowości: kto odpowiada za księgi i sprawozdanie finansowe?

Odpowiedzialność kierownika jednostki

Art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości przewiduje określoną odpowiedzialność kierownika jednostki za wykonywanie obowiązków rachunkowych, także gdy ich prowadzenie powierzono innej osobie lub przedsiębiorcy. Nie oznacza to, że biuro rachunkowe jest zawsze wolne od odpowiedzialności. Ustawa rozdziela obowiązek organizacji i nadzoru od faktycznego wykonywania prac.

Powierzenie ksiąg wymaga prawidłowej organizacji

Wybór zewnętrznego biura nie powinien ograniczać się do negocjacji ceny. Trzeba określić zakres usług, przekazanie ksiąg, terminy dostarczania faktur, zasady korekt i dostęp do dokumentów źródłowych. Ważne jest wskazanie osób kontaktowych oraz wymogu informowania o nieprawidłowościach. Umowa nie może zastąpić obowiązków ustawowych.

Sprawozdanie finansowe to odrębny etap

Za sporządzanie, podpisywanie i zatwierdzanie sprawozdań odpowiadają podmioty wskazane ustawą. Elektroniczny podpis dokumentu nie jest jedynie formalnością administracyjną. Zarząd powinien rozumieć podstawowe dane finansowe, znać istotne ryzyka i mieć czas na wyjaśnienie rozbieżności przed upływem terminu.

Co zrobić po wypowiedzeniu współpracy

W razie rozwiązania umowy należy zadbać o przekazanie ksiąg, rejestrów, deklaracji, plików i potwierdzeń złożenia dokumentów. Spór o wynagrodzenie nie powinien prowadzić do utraty kontroli nad ustawowo wymaganą dokumentacją. Warto sporządzić protokół przekazania i zweryfikować dostęp do systemów księgowych, JPK oraz upoważnień elektronicznych.

Kiedy odpowiedzialność może być wielotorowa

Nieprawidłowości mogą rodzić odpowiedzialność umowną biura, obowiązki organizacyjne kierownika jednostki, a w określonych warunkach konsekwencje podatkowe lub karne skarbowe. Każdy reżim ma odrębne przesłanki. Nie należy z samego wystąpienia błędu podatkowego wyprowadzać automatycznej odpowiedzialności osobistej członka zarządu.

Dokumenty do weryfikacji

sprawdź umowę z księgowością; ustal dostęp do systemu ksiąg; wprowadź obieg dokumentów; kontroluj terminy sprawozdań; zapewnij archiwizację. Najpoważniejszy błąd praktyczny: Traktowanie podpisania umowy z biurem rachunkowym jako automatycznego zwolnienia zarządu z odpowiedzialności. Rozstrzygnięcie powinno być oparte na dokładnym stanie faktycznym, a nie na schematycznym wzorze dokumentu.

Warto przeczytać także

• Odpowiedzialność zarządu za zaległości podatkowe spółki: art. 116
• Business judgment rule w spółce z o.o. – kiedy ryzykowna decyzja zarządu nie oznacza odpowiedzialności?