Najem okazjonalny w 2026 r. — akt notarialny, zgłoszenie w 14 dni i egzekucja opróżnienia lokalu

Stan prawny na 16 października 2026 r. Analiza prawna WILIŃSKI LEGAL. Tekst obejmuje ramy ustawowe, zagadnienia dowodowe oraz praktykę stosowania prawa; indywidualna ocena wymaga analizy dokumentów konkretnej sprawy.

Najważniejsze rozstrzygnięcie

Najem okazjonalny wymaga pisemnej umowy na czas oznaczony do 10 lat, ustawowych załączników (w tym oświadczenia notarialnego najemcy) oraz zgłoszenia do urzędu skarbowego w 14 dni od rozpoczęcia najmu. Akt notarialny nie upoważnia właściciela do samodzielnej eksmisji.

Dlaczego najem okazjonalny jest odrębną instytucją

W języku potocznym „najem okazjonalny” bywa utożsamiany z każdą umową mieszkania, do której dołączono akt notarialny. Prawnie jest to odrębny reżim z rozdziału 2a ustawy o ochronie praw lokatorów. Jego funkcją jest przewidywalne uregulowanie szczególnej procedury opróżnienia lokalu po ustaniu najmu, przy zachowaniu określonych zabezpieczeń proceduralnych. Nie daje właścicielowi prawa do dowolnego wypowiadania umowy, odcinania mediów czy samodzielnego usuwania rzeczy najemcy.

Kto może być wynajmującym i jak długo może trwać umowa

Art. 19a ust. 1 określa najem okazjonalny jako najem lokalu mieszkalnego przez właściciela będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowę zawiera się na czas oznaczony, nie dłuższy niż dziesięć lat. Dla przedsiębiorców działających zawodowo na rynku najmu ustawodawca przewidział inną konstrukcję — najem instytucjonalny. Różnica jest istotna, ponieważ niewłaściwe dobranie reżimu może podważyć oczekiwane skutki załączników i procedury.

Forma pisemna pod rygorem nieważności

Art. 19a ust. 6 wymaga formy pisemnej zarówno dla umowy najmu okazjonalnego, jak i dla jej zmian. E-mailowe ustalenie nowego terminu trwania umowy albo niepodpisany aneks nie powinny być traktowane jako bezpieczny substytut wymaganej formy. Należy odrębnie oznaczyć strony, lokal, czas trwania, czynsz, opłaty, kaucję, zasady korzystania, wypowiedzenie, protokół wydania i obowiązki przy opuszczaniu lokalu.

Trzy kluczowe załączniki do umowy

Ustawa przewiduje oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego o poddaniu się egzekucji i zobowiązaniu do opróżnienia i wydania lokalu, wskazanie innego lokalu możliwego do zamieszkania po wykonaniu obowiązku opróżnienia oraz zgodę właściciela lub osoby mającej tytuł prawny do wskazanego lokalu na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających. Tylko oświadczenie najemcy wskazane w art. 19a ust. 2 pkt 1 musi obligatoryjnie przybrać formę aktu notarialnego. Notarialne poświadczenie podpisu na zgodzie dotyczącej lokalu zastępczego może być wymagane na żądanie wynajmującego.

Lokal zastępczy nie może być pustym adresem

Wskazanie innego lokalu powinno odpowiadać rzeczywistej możliwości zamieszkania w nim po zakończeniu stosunku najmu. Jeżeli możliwość ta zostanie utracona, art. 19a ust. 3 nakłada na najemcę obowiązek wskazania innego lokalu i przedstawienia odpowiedniego oświadczenia w terminie 21 dni od uzyskania wiadomości o utracie możliwości. Niedopełnienie tego obowiązku może stanowić podstawę szczególnego wypowiedzenia przewidzianego w art. 19d ust. 5, z co najmniej siedmiodniowym okresem wypowiedzenia.

Zgłoszenie do urzędu skarbowego: właściwy urząd i początek terminu

Na podstawie art. 19b właściciel zgłasza zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania właściciela w ciągu 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Nie jest to automatycznie termin liczony od podpisania umowy, jeżeli strony ustaliły późniejszą datę rozpoczęcia. Na żądanie najemcy właściciel okazuje potwierdzenie zgłoszenia. Dla celów dowodowych powinien zachować kopię zgłoszenia i urzędowe poświadczenie jego wpływu.

Skutek braku zgłoszenia nie jest drobną formalnością

Art. 19b ust. 3 wyraźnie stanowi, że w razie niewypełnienia obowiązku zgłoszenia nie stosuje się art. 19c i 19d. Oznacza to poważne osłabienie zakładanego szczególnego mechanizmu, w tym uproszczonego trybu opróżnienia lokalu. W art. 19e ustawodawca również wiąże szczególne wyłączenia części ochrony lokatorskiej z dokonaniem zgłoszenia. Nie należy więc przedstawiać najmu okazjonalnego jako skutecznego niezależnie od zgłoszenia podatkowego.

Kaucja, czynsz i granice rozliczenia

Ustawa dopuszcza kaucję zabezpieczającą należności z najmu oraz ewentualne koszty egzekucji opróżnienia lokalu. Jej wysokość nie może przekroczyć sześciokrotności miesięcznego czynszu według stawki z dnia zawarcia umowy. Po opróżnieniu lokalu kaucja podlega zwrotowi w ciągu miesiąca, po potrąceniu ustawowo dopuszczonych należności. Warunki podwyżki czynszu należy sformułować w umowie z uwzględnieniem art. 19c. Istotne jest także wyraźne odróżnienie opłat niezależnych od właściciela od innych rozliczeń kontraktowych.

Wynagrodzenie notariusza i koszty

Art. 19a ust. 7 ogranicza wynagrodzenie notariusza za sporządzenie oświadczenia najemcy z art. 19a ust. 2 pkt 1 do jednej dziesiątej minimalnego wynagrodzenia za pracę. Nie oznacza to, że wszelkie koszty transakcyjne obejmujące inne czynności notarialne, wypisy czy wymagane daniny są zawsze identyczne z tym limitem. Przed wizytą warto ustalić zakres czynności i przewidywany kosztorys, unikając marketingowych zapewnień, że pojedynczy limit obejmuje wszystkie opłaty.

Wypowiedzenie i wygaśnięcie — trzeba ustalić rzeczywistą podstawę

Upływ umówionego czasu oznaczonego jest czym innym niż rozwiązanie umowy wskutek skutecznego wypowiedzenia. Nie wolno pomijać umownych przesłanek wypowiedzenia oraz bezwzględnie obowiązujących przepisów mających zastosowanie. W przypadku szczególnej sytuacji utraty lokalu zastępczego obowiązuje tryb art. 19d ust. 5. Błędna data ustania stosunku najmu może skutkować wadliwością późniejszego żądania opróżnienia i odmową udzielenia klauzuli wykonalności.

Żądanie opróżnienia lokalu: pisemne i z urzędowym poświadczeniem podpisu

Jeżeli najemca nie opróżnił lokalu po ustaniu umowy, art. 19d ust. 2 wymaga doręczenia pisemnego żądania z urzędowo poświadczonym podpisem właściciela. Pismo musi oznaczać strony, identyfikować umowę, przyczynę ustania najmu i wyznaczać termin nie krótszy niż siedem dni od doręczenia. Sam telefon, wiadomość tekstowa albo zwykły list bez wymaganej formy nie dają analogicznej podstawy do uruchomienia tej szczególnej procedury.

Od aktu notarialnego do egzekucji — bez samowoli

Po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu właściciel może wystąpić do sądu o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu. Dołącza żądanie opróżnienia z dowodem doręczenia albo nadania przesyłki poleconej, dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu oraz potwierdzenie zgłoszenia umowy do urzędu skarbowego. Dopiero właściwy tytuł wykonawczy otwiera drogę do legalnej egzekucji. Zmiana zamków, wyrzucenie rzeczy albo fizyczne usunięcie najemcy przez właściciela nie są zamiennikiem działania komornika.

Przykład: akt notarialny jest, lecz nie ma zgłoszenia

Właściciel zawiera pisemną umowę na dwa lata i odbiera prawidłowe oświadczenie notarialne. Rozpoczęcie najmu następuje 1 czerwca, jednak zgłoszenie nie zostaje dokonane w ustawowym terminie. Po zakończeniu umowy właściciel próbuje skorzystać z art. 19d. Problemem nie jest brak dokumentu u notariusza, ale niewypełnienie art. 19b, z którym ustawa wiąże stosowanie szczególnej procedury. Przypadek pokazuje, że formalności mają różne, kumulatywne funkcje.

Wnioski dla obu stron

Najem okazjonalny może zwiększać przewidywalność relacji, ale tylko jeśli prawidłowo zawarto umowę, skompletowano załączniki i dotrzymano terminów. Wynajmujący powinien prowadzić teczkę dowodową obejmującą zgłoszenie, potwierdzenie doręczeń, protokoły i rozliczenia. Najemca ma prawo znać treść aktu, otrzymać dokumenty i podważać czynności dokonane bez podstawy. Najlepszą ochroną jest precyzyjna umowa, nie agresywna klauzula o „natychmiastowej eksmisji”.

Checklista praktyczna

1. Zweryfikuj, czy wynajmujący spełnia kryteria najmu okazjonalnego.
2. Zawrzyj umowę pisemnie na czas określony, maksymalnie 10 lat.
3. Dołącz właściwy akt notarialny, wskazanie lokalu alternatywnego i zgodę osoby uprawnionej.
4. Zgłoś umowę w terminie 14 dni od rozpoczęcia najmu i zachowaj potwierdzenie.
5. Po ustaniu najmu stosuj procedurę żądania opróżnienia, klauzuli i egzekucji, nie działania samowolne.

Podstawa prawna i źródła urzędowe

Ustawa z 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, w szczególności art. 19a–19e (tekst jedn. Dz.U. 2023 poz. 725); Kodeks cywilny — przepisy o najmie; Kodeks postępowania cywilnego — egzekucja obowiązku opróżnienia lokalu.

• Ustawa o ochronie praw lokatorów — rozdział 2a, art. 19a–19e
• Kodeks cywilny — tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 795

Opracowanie o charakterze ogólnym. Nie stanowi opinii wydanej dla konkretnego stanu faktycznego ani zapewnienia wyniku postępowania.