Kopie zapasowe a prawo do usunięcia danych: art. 17 RODO

Prawo do usunięcia danych nie oznacza, że administrator musi natychmiast fizycznie wymazać każdą kopię techniczną niezależnie od realiów systemu i podstaw retencji.

Podstawa oceny i kwalifikacja zdarzenia

Najpierw należy ocenić, czy żądanie usunięcia jest zasadne i czy nie zachodzi wyjątek przewidziany w art. 17 ust. 3 RODO, np. obowiązek prawny przechowywania lub potrzeba ustalenia, dochodzenia bądź obrony roszczeń. Żądanie usunięcia z systemu produkcyjnego i zasady przechowywania kopii mogą wymagać odrębnych działań.

Obowiązki organizacyjne i dowody

Kopie zapasowe powinny być objęte polityką retencji, kontrolą dostępu i okresowym nadpisywaniem. Gdy technicznie nie jest możliwe natychmiastowe selektywne usunięcie, administrator powinien ograniczyć dalsze wykorzystanie danych, kontrolować okres przechowywania i zapewnić ich usunięcie przy odtworzeniu, jeżeli obowiązek nadal istnieje.

Postępowanie praktyczne i konsekwencje

W odpowiedzi do osoby należy wyjaśnić zakres realizacji żądania bez ujawniania niepotrzebnych szczegółów infrastruktury bezpieczeństwa. W rejestrze działań trzeba utrwalić ocenę podstawy prawnej, decyzję, daty i procedurę usuwania danych z kopii.

Przykład zastosowania

Były klient żąda usunięcia danych, które nadal znajdują się w wersji zapasowej systemu. Firma ocenia podstawy retencji i ustala harmonogram nadpisania kopii.

Model postępowania zgodny z zasadą rozliczalności

Działanie powinno obejmować identyfikację stanu faktycznego, mapę systemów i przepływu danych, kwalifikację prawną, decyzję organizacyjną i dokumentację jej wykonania. Nie można zastąpić tej sekwencji gotową formułką o zgodności z RODO. Dla każdej operacji należy określić cel, podstawę przetwarzania, dostępne zabezpieczenia i osobę odpowiedzialną za ich okresowy przegląd.

Podstawa prawna

Art. 17, 5 ust. 2 i 32 RODO. Urzędowy tekst rozporządzenia jest dostępny w EUR-Lex, a zakres stosowania należy zestawić z faktami i właściwymi regulacjami sektorowymi.