Duplikat dyplomu ukończenia studiów: procedura uczelni i dokumentacja

Utrata oryginału dyplomu nie oznacza utraty faktu ukończenia studiów. Uczelnia rozpatruje wniosek o wydanie duplikatu według zasad dotyczących dokumentów potwierdzających ukończenie studiów.

Podstawa organizacyjna i prawna

Wniosek powinien pozwalać ustalić tożsamość absolwenta, kierunek, datę ukończenia i rodzaj dyplomu. Dla starszych dokumentów ważna jest historia prawna uczelni, ewentualna zmiana nazwy oraz miejsce przechowywania dokumentacji. Nie wolno zakładać, że każda współczesna uczelnia ma pełne archiwum wcześniejszej instytucji.

Weryfikacja dokumentów i dowodów

Duplikat nie jest nowym dyplomem ukończenia kolejnego programu; jego wydanie opiera się na danych i dokumentach dotyczących pierwotnie uzyskanego tytułu. Trzeba odróżnić formalny duplikat od zaświadczenia lub kopii oraz zweryfikować właściwą podstawę wzoru i opłat.

Prawa stron i tryb działania

Jeżeli dokumentów brakuje, uczelnia powinna przeanalizować możliwe źródła odtworzenia faktów i zakres własnych uprawnień. Odpowiedź musi oddzielić stwierdzony brak archiwalny od twierdzenia, że studia nie zostały ukończone, jeśli takiego faktu nie można potwierdzić.

Przykład

Absolwent prosi o duplikat dyplomu sprzed reorganizacji uczelni. Jednostka ustala, czy dokumentacja została przekazana i czy posiada podstawę do wydania duplikatu.

Standard poprawnej procedury

Placówka powinna odnotować wpływ wniosku, ustalić organ właściwy, zweryfikować dokumenty i rozpoznać żądanie w granicach prawa. W odpowiedzi należy odróżnić potwierdzone okoliczności od kwestii nierozstrzygniętych. Jednolite formularze pomagają organizacyjnie, jednak nie mogą zastępować wymagań ustawowych i szczegółowych procedur określonych dla konkretnego rodzaju dokumentu lub decyzji.

Podstawa i źródła

Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce i właściwe przepisy wykonawcze w sprawie studiów. Wskazany urzędowy tekst ustawy w ELI należy uzupełnić o aktualne przepisy wykonawcze, regulacje wewnętrzne i zmiany późniejsze. Szczegóły mogą zależeć od rodzaju placówki i okresu, którego dotyczy żądanie.