Dodatkowy odpis dyplomu i suplementu w języku obcym — art. 77 PSWiN

Stan prawny: 17 października 2026 r. Analiza WILIŃSKI LEGAL.

Odpowiedź w skrócie

Zasady wydawania dodatkowych odpisów dyplomu i suplementu w języku obcym zależą od rodzaju dokumentu, daty ukończenia studiów oraz aktualnego reżimu dotyczącego postaci papierowej i elektronicznej. Art. 77 PSWiN nie pozwala utożsamiać odpisu z duplikatem ani dowolnie wybierać języka dokumentu poza ustawowym zakresem.

Dyplom i suplement pełnią różne funkcje

Dyplom potwierdza wykształcenie i uzyskany tytuł zawodowy, natomiast suplement dokumentuje przebieg studiów i szczegółowe osiągnięcia. Odpis ma urzędowy charakter i nie jest zwykłą kserokopią oryginału. Duplikat wystawia się w innym trybie, zwykle w związku z utratą dokumentu. Absolwent występujący o dokument dla zagranicznego podmiotu powinien precyzyjnie określić rodzaj odpisu albo dodatkowego egzemplarza i wymagany język.

Art. 77 i nowe regulacje cyfrowe

Art. 77 PSWiN reguluje wydawanie dyplomu, suplementu i dodatkowych dokumentów. Zmiany przepisów w 2026 r. dotyczą także egzemplarzy elektronicznych i odpowiednich form dokumentu. Nie należy stosować jednego, historycznego wzoru do wszystkich absolwentów bez zbadania daty ukończenia studiów i wejścia w życie konkretnych norm. Uczelnia powinna sprawdzić obowiązujące brzmienie przepisu oraz przepisy przejściowe w momencie wykonywania czynności.

Języki dokumentów dyplomowych

Ustawa przewiduje określony katalog języków obcych dla odpisów lub egzemplarzy dyplomów, w tym angielski, francuski, hiszpański, niemiecki i — według właściwego brzmienia — rosyjski, a ponadto język, w którym prowadzono dane kształcenie. Nie ma uniwersalnego prawa do wydania urzędowego dokumentu w każdej dowolnej wersji językowej. Należy ustalić właściwą podstawę dla konkretnej daty i rodzaju dokumentu, zwłaszcza ze względu na zmiany przepisów.

Inna reguła dla suplementu

Katalog języków suplementu nie musi być identyczny z katalogiem odpisu dyplomu. Przepisy wiążą go szczególnie z językiem angielskim i innym językiem, w którym prowadzono kształcenie, zgodnie z właściwym reżimem. Uczelnia nie powinna automatycznie przekładać całego katalogu języków dyplomu na suplement. Treść musi odpowiadać oryginalnej dokumentacji programu, ocen i punktów ECTS. Nie może tworzyć kwalifikacji, których absolwent nie uzyskał.

Wniosek złożony po latach

Starsze stanowiska ministerstwa wskazywały, że przepisy nie wyłączały wystąpienia o dodatkowy odpis po upływie wielu lat. W 2026 r. konieczne jest jednak uwzględnienie zmienionych przepisów o postaci dokumentów. Nie należy odmawiać tylko dlatego, że absolwent skończył studia dawno temu, bez analizy właściwego prawa. W praktyce uczelnia powinna zweryfikować księgę dyplomów, dokumentację ocen i ewentualne zmiany nazwy podmiotu.

Papier i elektronika

Regulacje dotyczące repozytorium e-dyplomów, cyfrowych egzemplarzy oraz późniejszego wydawania dokumentów w postaci papierowej mają własne terminy wejścia w życie. Nie wszystkie rozwiązania wprowadzane nowelizacjami mają jednakowy status w październiku 2026 r. Dlatego każdą czynność trzeba poprzedzić kontrolą, czy obowiązuje już dany przepis, a nie jedynie czy znalazł się w tekście ustawy zmieniającej. Prawidłowa praktyka dziekanatu wymaga stosowania odpowiednich wersji przepisów.

Opłaty za dodatkowe dokumenty

Prawo przewiduje określone podstawy pobierania opłat związanych z dokumentami, ale uczelnia nie może ustalać dowolnych stawek bez ustawowej podstawy. Trzeba odróżnić dokument wydawany obowiązkowo, dodatkowy odpis, duplikat i uwierzytelnienie na potrzeby obrotu zagranicznego. Wniosek powinien zostać zakwalifikowany prawidłowo, a absolwent powinien otrzymać jasną informację o ewentualnym koszcie. Pobranie opłaty nie zastępuje obowiązku sporządzenia dokumentu zgodnie z przepisami.

Kontrola poprawności danych

Dodatkowy odpis wymaga sprawdzenia oryginalnego programu studiów, danych absolwenta, tytułu zawodowego i właściwych oznaczeń uczelni. Nie należy przenosić współczesnej nazwy kierunku na dokument potwierdzający starsze osiągnięcia bez prawnej podstawy. Jeśli pierwotny dokument zawierał błąd, możliwa jest odrębna procedura wymiany, której nie powinno się zastępować wydaniem nowej wersji językowej. Potrzebna jest kontrola źródeł w teczce akt osobowych.

Przykład i konkluzja

Absolwent z 2021 r. występuje o dokument w języku angielskim do zagranicznej uczelni. Dziekanat ustala właściwą procedurę na 2026 r., sprawdza, czy wymagany jest odpis, dodatkowy egzemplarz czy odrębne uwierzytelnienie, i weryfikuje dokumentację historyczną. Nie powinien automatycznie kierować absolwenta do procedury duplikatu, skoro oryginalnego dyplomu nie utracono. Rozróżnienie formy, języka i podstawy prawnej pozwala uniknąć wad dokumentacji.

Praktyczna lista kontrolna

1. Ustal właściwą podstawę i historyczny stan prawa.
2. Przygotuj dokumentację i chronologię zdarzeń.
3. Rozważ wyjątki, dowody i kontrargumenty.
4. Zidentyfikuj zakres realnych skutków dla stron.
5. Zweryfikuj właściwy tryb dochodzenia ochrony.

Źródła urzędowe

Art. 77 ust. 2–2f i art. 79 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce; rozporządzenie w sprawie studiów (Dz.U. 2026 poz. 1207), z uwzględnieniem przepisów przejściowych.

• Oficjalny tekst aktu prawnego — ELI
• Rozporządzenie w sprawie studiów

Opracowanie ogólne, nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.