Umowa spółki z członkiem zarządu: art. 210 k.s.h. i prawidłowa reprezentacja

Dlaczego standardowa reprezentacja zarządu nie wystarcza

Zarząd zazwyczaj prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją na zewnątrz. Gdy jednak stroną umowy ma być członek tego samego zarządu, powstaje ustawowo rozpoznany konflikt interesów. Art. 210 k.s.h. chroni spółkę i wspólników przed sytuacją, w której osoba podejmuje decyzję w imieniu obu stron. Nie rozwiązuje problemu podpisanie umowy przez drugiego członka zarządu według zwykłej reguły reprezentacji, jeśli sytuacja podlega art. 210.

Umowy objęte art. 210

Reguła dotyczy szeroko rozumianych umów między spółką a członkiem zarządu, nie tylko zatrudnienia albo kontraktu menedżerskiego. Mogą to być m.in. pożyczki, sprzedaż składnika majątku, najem czy porozumienia o świadczeniu usług. Konieczne jest ustalenie, czy stroną jest członek zarządu działający we własnym imieniu, i jaki jest zakres planowanej czynności. Nie wolno automatycznie ograniczać przepisu do umów zawieranych podczas pierwszego powołania.

Reprezentacja przez radę nadzorczą

Jeśli spółka ma radę nadzorczą, może ona reprezentować spółkę zgodnie z ustawą i właściwymi zasadami działania organu. Należy sprawdzić sposób podejmowania uchwał oraz kto jest uprawniony do podpisania konkretnej umowy. Nie zawsze wystarczy podpis samego przewodniczącego bez odpowiedniego umocowania. Dokumentacja wewnętrzna powinna jednoznacznie potwierdzać zgodę i zakres reprezentacji zgodnie z właściwą konstrukcją organu.

Pełnomocnik powołany przez zgromadzenie wspólników

Drugą drogą jest ustanowienie pełnomocnika uchwałą zgromadzenia wspólników. Nie należy mylić go ze zwykłym pełnomocnikiem udzielanym przez zarząd, którego konflikt właśnie ma zostać wyeliminowany. Uchwała powinna wskazywać osobę pełnomocnika oraz odpowiednio określić zakres jej umocowania. W praktyce warto przygotować projekt umowy i protokół z głosowania przed terminem podpisania dokumentów.

Jednoosobowa spółka ma szczególną regulację

Gdy jedyny wspólnik jest równocześnie jedynym członkiem zarządu, art. 210 § 2 wprowadza odrębny reżim. Czynność prawna między nim a reprezentowaną przez niego spółką wymaga co do zasady formy aktu notarialnego, z ustawowymi wyjątkami. Notariusz może mieć obowiązki dotyczące zawiadomienia właściwego sądu rejestrowego. Nie należy automatycznie stosować standardowego modelu pełnomocnika wspólników bez rozpoznania szczególnego układu osobowego.

Umowa o pracę lub kontrakt menedżerski

Nieważność lub wadliwość reprezentacji może generować spory dotyczące wynagrodzenia, świadczeń i podstawy zatrudnienia. Zawarcie kontraktu przez niewłaściwie umocowaną osobę nie powinno być traktowane jako drobny błąd formalny możliwy do zignorowania. Osobno należy zbadać rzeczywisty charakter stosunku prawnego, zakres obowiązków i ewentualne kwestie prawa pracy. Niekiedy rozliczenie faktycznie wykonanej pracy wymaga analizy niezależnej od samej ważności umowy.

Pożyczka od wspólnika będącego członkiem zarządu

Gdy osoba będąca członkiem zarządu finansuje spółkę, trzeba rozróżnić korporacyjne zgody wymagane przepisami lub umową spółki od właściwej reprezentacji z art. 210. Sam fakt, że transakcja jest korzystna dla spółki, nie znosi szczególnego mechanizmu podpisania. Warto również zbadać warunki oprocentowania, zabezpieczenia i konflikt interesów. W dużych transakcjach znaczenie ma dokumentowanie rynkowego charakteru świadczenia.

Pełnomocnictwo i umocowanie do negocjacji

Osoba wybrana do podpisania umowy powinna znać jej treść i zakres udzielonego umocowania. Nie należy tworzyć dokumentów pozornie ustanawiających pełnomocnika dopiero po podpisaniu kontraktu, bez zbadania prawnych skutków wcześniejszej czynności. W praktyce konieczne jest odróżnienie negocjowania warunków przez zarząd od ostatecznego złożenia oświadczenia woli przez właściwego reprezentanta. Każda ze stron powinna posiadać dokumenty potwierdzające umocowanie.

Proces przeciwko członkowi zarządu

Art. 210 obejmuje także reprezentację spółki w sporze z członkiem zarządu. Sprawa o naprawienie szkody, zapłatę albo ustalenie określonego prawa może więc wymagać właściwego organu lub pełnomocnika. Brak prawidłowej reprezentacji procesowej stwarza ryzyko wadliwości czynności i wymaga reakcji według właściwych przepisów. Przed wniesieniem pozwu warto przeanalizować aktualny status osoby i charakter roszczenia.

Audyt zawieranych umów

Spółka powinna posiadać listę czynności zawieranych z osobami pełniącymi funkcje w zarządzie, z datami powołań i odwołań, uchwałami zgromadzenia, pełnomocnictwami oraz projektami umów. Przy restrukturyzacji, badaniu due diligence i transakcji sprzedaży udziałów taki rejestr pozwala szybko wykryć ryzyko nieważności albo sporu o wynagrodzenie. Nie należy opierać się wyłącznie na założeniu, że podpis księgowej lub drugiego członka zarządu zapewnił pełną zgodność.

Umowy zawarte przed objęciem funkcji i po rezygnacji

W praktyce pojawia się pytanie, czy określony kontrakt podpisano w chwili, gdy dana osoba rzeczywiście pełniła funkcję członka zarządu. Znaczenie mają daty powołania, skuteczności rezygnacji, odwołania i samego złożenia oświadczenia woli. Nie należy utożsamiać daty aktualizacji wpisu KRS z każdą materialnoprawną datą zmiany statusu organu. Jeśli kontrakt zawierano w czasie przejściowym, trzeba odtworzyć podstawę mandatu i umocowania na dzień podpisu. To zagadnienie bywa szczególnie ważne przy odprawach, ugodach i przedłużeniu umów menedżerskich.

Kontrola dokumentów przy badaniu due diligence

Nabywca udziałów albo inwestor powinien poprosić o wykaz wszystkich umów zawartych ze wskazanymi osobami funkcyjnymi, w tym pożyczek, kontraktów usługowych i umów sprzedaży. Dla każdej transakcji trzeba porównać status członka zarządu, uchwałę zgromadzenia lub kompetencję rady nadzorczej, sposób podpisania oraz wymagane dodatkowe zgody. W przypadku wykrycia wady nie należy automatycznie uznawać, że wystarczy dowolna późniejsza deklaracja stron. Dopuszczalne sposoby uporządkowania sytuacji zależą od konkretnej czynności, rodzaju wadliwości i jej skutków prawnych.

Powiązane publikacje

Zakaz konkurencji zarządu · Odpowiedzialność członków zarządu z art. 299 k.s.h.